Política de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS PERSONALES DE CLUB DEL VINO LTDA

  1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO DE LA POLÍTICA 

CLUB DEL VINO LTDA Es una compañía cuyo objeto social principal es la ejecución de cualquier acto licito de comercio, además de las siguientes actividades; importar, distribuir, comercializar y promover cualquier producto que sea susceptible de comercializarse en Colombia y/o en el exterior de acuerdo con las normas y leyes vigentes, su domicilio principal es en la ciudad de Bogotá, Calle 95 11ª 47, Tel: 742 82 48, correo electrónico pedidos@clubdelvino.com.co

De esta manera, es prioridad para CLUB DEL VINO LTDA dar cumplimiento a la reglamentación aplicable a su actividad, por lo cual, la Compañía está comprometida con la seguridad de la información personal sus grupos de interés en general y por tanto, con dar estricto cumplimiento a la reglamentación vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en virtud de lo cual, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales

OBJETIVOS DE LA POLITICA

Los datos serán recolectados para recopilar, almacenar, archivar, copiar, analizar, usar y consultar todo lo relacionado con las actividad de las personas naturales en el ejercicio de su objeto social y/o profesional.

  1. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en la base de datos de CLUB DEL VINO LTDA, quien actua en calidad de responsible del tratamiento de los datos personales recopilados por la entidad a cualquier persona natural.

  1. DEFINICIONES

 De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

  1. Políticas de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales: Se refiere al presente
  2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sera objeto de Tratamiento.
  4. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de
  5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
  7. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto  sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley
  8. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

  1. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 CLUB DEL VINO LTDA, No maneja datos sensibles de personas naturales dentro de su base de datos, cuando por alguna razon se require manejar datos biometricos estos son manejados por una entidad externa a la empresa EL PENTAGONO SISTEMAS DE SEGURIDAD LTDA, Nit.900.506.311-3 con dirección Cra.22 No. 74-40 barrio San Felipe.

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:

 Cuando el Titular otorga su consentimiento;el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

  1. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños , niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos

También la ley define los siguientes roles:

  • Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  1. PRINCIPIOS

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en CLUB DEL VINO LTDA son:

  1. Acceso y circulación restringida: CLUB DEL VINO LTDA realizará el Tratamiento en sujeción a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales que recolecta en sus Bases de
  2. Confidencialidad: CLUB DEL VINO LTDA garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la
  3. Finalidad: El Tratamiento realizado por CLUB DEL VINO LTDA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular al momento de obtención de su autorización por los diferentes medios dispuestos para tal fin y que además se encuentra contenida en la presente Política.
  4. Legalidad: El Tratamiento que realiza CLUB DEL VINO LTDA se sujeta a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  5. Libertad: CLUB DEL VINO LTDA ejerce el Tratamiento cuando cuenta con el consentimiento,    previo, expreso e informado del Titular o en aquellos casos en l os que se hace necesario en virtud de la vinculación legal o contractual que existe con el Titular. Los datos personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  6. Seguridad: La información contenida en las Bases de Datos de CLUB DEL VINO LTDA, se maneja con la implementación de las medidas técnicas, humanas y administrativas que se hacen necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Transparencia: CLUB DEL VINO LTDA garantiza al Titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
  8. Veracidad o calidad: CLUB DEL VINO LTDA procura que la información sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y se abstiene de realizar el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
  1. OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio cumplimiento por parte de CLUB DEL VINO LTDA.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 CLUB DEL VINO LTDA, Sociedad comercial legalmente constituida identificada con el Nit.830.504.273-9 con domicilio en Calle 95 No.11A-47 de Bogotá D.C. teléfono de contacto 7428248; de acuerdo con la ley es el Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.

  1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Son deberes de los Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de CLUB DEL VINO LTDA los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La recolección, almacenamiento, uso y ciruclación de los datos recopilados se realizara con las siguientes finalidades, todas relacionadas con las actividades y el ejercicio del objeto social de la compañía:

  1. Atención de requerimientos de autoridades.
  2. Manejo interno a efectos de registro de sus clientes y proveedores de los distintos segmentos de negocios.  
  3. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios.
  4. Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros, para la compra y comercializaciòn de los productos que ustedes comercializan, o contratos de otra naturaleza comprendidos dentro de su objeto social.
  5. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad gastronomica y comercializaciòn de alimentos o prestación de servicios complementarios.
  6. Para compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros clientes.  
  7. Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.
  8. Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de transferencia y transmisión de datos a terceros con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.
  9. Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes o consumidores.
  10. Gestiones de cobranzas o comercial.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

 La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
  1. NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Para el desarrollo de sus actividades comerciales y operativas CLUB DEL VINO LTDA. Recolectará, previa autorización expresa, libre e informada, de los datos personales de los titulares. Esta información recolectada incluirá:

  1. Información de identificación personal como nombres y apellidos, teléfono, dirección, nacionalidad, estado civil, y otro tipo de información que le permita a CLUB DEL VINO LTDA identificar a los usuarios.
  2. También se solicitará información personal al momento de comprar en CLUB DEL VINO LTDA a saber: tipo de documento de identidad, número de documento de identidad, nombres y apellidos; dirección; dirección de correo electrónico; número telefónico; y datos relacionados con el medio de pago.
  3. Información de ubicación relacionados con actividades comerciales o profesionales de las personas como dirección, teléfonos, correo electrónico entre otros y datos de ubicación relacionados con actividades privadas de las personas como domicilio, teléfono, correo electrónico entre otros.
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de CLUB DEL VINO LTDA provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, acreedores y empleados. De esta manera, CLUB DEL VINO LTDA tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en tres (3) grupos dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de CLUB DEL VINO LTDA o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

  • CLIENTES

 Bases de Datos que tienen información de personas naturales que han adquirido productos o servicios de CLUB DEL VINO LTDA para su propio uso comercialización a terceros y de potenciales clientes o consumidores.

Con las siguientes finalidades:

  1. Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el Titular.
  3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  4. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
  5. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio
  6. Adelantar convenios        comerciales,    eventos           o          programas       institucionales directamente o en asocio con terceros.
  7. Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.
  8. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
  9. Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.
  10. Proveer nuestros productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.
  11. Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.
  12. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
  13. Realizar encuestas de satisfacción.
  14. Gestión de facturación y cobro.
  15. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.

FINALIDAD

DESCRIPCION FINALIDAD

Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias

a.     Verificación de información suministrada durante la relación comercial.

b.     Confirmación de referencias personales, jurídicas y/o bancarias.

c.      Confirmación ante centrales de riesgos.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Históricos de relaciones comerciales

a.     Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

b.     Atención PQR´s presentados.

Finalidades varias – Publicaciones

a.     Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de servicios.

b.     Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la compañía tenga algún convenio o relación comercial.

Finalidades varias – Fines históricos, científicos o estadísticos

a.     Conocimiento de terceros con quienes la compañía tiene relación y realiza las transacciones.

b.     Confirmar las compras de productos efectuadas personal, por vía web o por cualquier método tradicional y/o no tradicional.

Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia

a.     Promover nuestros productos y servicios.

b.     Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer promociones de productos y/o servicios propios o de terceros .

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión fiscal

a.     Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Publicidad y prospección comercial – Venta a distancia

a.     Ventas por internet y/o por cualquier otro método (no presencial)

Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas

a.     Realizar encuestas de satisfacción.

b.     Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

c.      Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.

d.             Llevar a cabo los tramites de atención de PQR¨s presentadas ante la compañía.

Finalidades varias – Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios

 

a.     Llevar a cabo los trámites de atención PQR´s presentadas ante la compañía.

Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.

a.     Confirmar los datos necesarios para la creación, entrega y actualización de clientes.

Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones

a.     Emitir comunicaciones correspondientes a la actualización, cambios de información, cartas de cobro, estados de cuenta y otros.

Finalidades varias – Fidelización de clientes

a.     Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.

b.     Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la compañía tenga algún convenio.

c.      Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes

a.     Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información de los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

b.     Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la compañía tiene algún convenio.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados

a.     Soportar los procesos de auditoria de la compañía.

b.     Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

a.     Conocimiento de terceros con quienes la compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.  

  1. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el titular.
  2. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como las autoridades competentes que así lo requieran. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos

a.     Gestión de cobro.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación

a.     Gestión de facturación.

b.     Confirmar los datos necesarios para efectuar la factura por compra de producto.

c.      Solicitar la firma para tratamiento de datos personales.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Control de Inventarios

a.     Confirmar compras de productos efectuadas, personalmente, vía web o por cualquier método tradicional y/o no tradicional. 2. Gestión de facturación.

  • TALENTO HUMANO

 Bases de Datos que contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, candidatos a procesos de selección, entre otros.

Con las siguientes finalidades:

  1. Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el Titular.
  3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  4. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
  5. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.
  6. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  7. Emisión de certificados y comprobantes.
  8. Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación contractual.
  9. Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.
  10. Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.
  11. Control de horario
  12. Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.
  13. Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.
  14. Finalidades varias – Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.
  15. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
  16. Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
  17. Promoción y selección de personal
  18. Envío de información sobre convocatorias laborales.
  1. Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.
  2. Adelantar convenios        comerciales,    eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  3. Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.
  4. Seguimiento al Sistema de seguridad y salud en el trabajo relacionado con los riesgos de cada empleado.

FINALIDAD

DESCRIPCION FINALIDAD

Recursos humanos – Gestión de nómina

a.     Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.

b.     Pago salario, prestaciones sociales, beneficios legales y extralegales y demás conceptos económicos asociados a las relación laboral.

Recursos humanos – Formación de personal

 

a.     Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.

Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales

a.     Seguimiento al sistema de seguridad y salud en el trabajo relacionado con los riesgos de cada empleado.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de Requerimientos de autoridad judicial o administrativa

a.     Conocimiento de terceros con quienes la compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

b.     Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el titular.

c.      Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Recursos humanos – Gestión de personal

a.     Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.

b.     Realización de procesos diciplinarios, llamados de atención y terminación de la relación laboral.

Recursos humanos – Promoción y gestión de empleo

a.     Realizacion de entrevistas, encuentas, pruebas psicotécnicas, evaluciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

b.     Confirmación de referencias laborales y personales.

Recursos humanos – Promoción y selección de personal

a.     Promoción y selección de personal.

Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión

a.     Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

a.     Elaboración de contratos, ordenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relacion comercial sostenida entre las partes.

b.     Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

Finalidades varias – Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios

a.     Adminsitración de la relación contractual, legal y/o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el titular y/o empleado.

b.     Verificación de datos a traves de consulta de bases de datos publicas o centrales de riesgos.

Finalidades varias – Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones

a.     Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.

Capacitación

a.     Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.

b.     Promoción y selección de personal.

Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas

a.     Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con las relación contractual.

b.     Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondo de pensiones y cesantias, compañias aseguradoras y cajas de compensación familiar.

Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.

a.     Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que asi lo requieran.

b.     Verificación de información contenida en la documentación entregada por el empleado.

Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones

a.     Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, asi como a las autoridades competentes que asi lo requieran.

b.     Emisión de certificados y comprobantes.

c.      Envio de información sobre convocatorias laborales.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados

a.     Soportar los procesos de auditoria de la compañía.

b.     Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.

c.      Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.

d.     Promoción y selección de personal.

e.     Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotecnicas, evaluaciones medicas y otros tipos de pruebas y examenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias

a.     Confirmar la información contenida en las hojas de vida y referencias personales, familiares y/o financieras.

b.     Consulta en bases de datos publicas para verificacion de antecedentes.

Información de Empleados

a.     Afiliación a entidaddes de seguridad social.

b.     Elaboración de contratos, ordenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

c.      Consulta en bases de datos publicas para verificación de antecedentes.

d.     Promoción y selección de personal.

e.     Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotecnicas, evaluaciones medicas y otro tipo de pruebas y examenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

Recursos humanos – Control de horario

a.     Control de horario

b.            Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.

   
  • PROVEEDORES Y ACREEDORES

 

Bases de Datos que contienen información de proveedores los cuales se clasifican por (compras de materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energia), y     acreedores donde se clasifican las siguientes compras y servicios (costos y gastos por pagar, accionistas y socios, dividendos, cuentas comerciales y otros contratistas) de CLUB DEL VINO LTDA.

Con la siguientes finalidades:

  1. Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el Titular.
  3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  4. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
  5. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.
  6. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  7. Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.
  8. Emisión de certificados y comprobantes.
  9. Evaluar la calidad de la relación contractual.

FINALIDAD

DESCRIPCION FINALIDAD

Financiera

a.     Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.

b.     Emisión de certificados y comprobantes.

c.      Dar cumplimiento a obligaciones legales de información.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias

a.     Evaluar la calidad de la relación contractual.

b.     Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

c.      Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones

Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos

a.     Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

b.     Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

c.      Evaluar la calidad de la relación contractual.

Finalidades varias – Procedimientos administrativos

a.     Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

b.     Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.

a.     Conocimiento de terceros con quienes la compañía tiene relación y realiza transacciones.

b.     Solicitud actualización de datos cuando exista cambio de información a la inicialmente reportada.

c.      Firma formato autorización tratamiento base de datos personas naturales.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas

a.     Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

b.     Emisión de certificados y comprobantes.

c.      Evaluar la calidad de la relación contractual.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Históricos de relaciones comerciales

a.     Evaluar la calidad de la relación contractual.

b.     Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

Gestión contable, fiscal y administrativa -Requerimiento por organismo de control – Datos privados y/o sensibles

a.     Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el titular.

b.     Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, asi como a las autoridades competentes que asi lo requieran.

c.      Elaboración de contratos, ordenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de Requerimientos de autoridad judicial o administrativa

a.     Conocimiento de terceros con quienes la compañía tiene relación y realiza tansacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Requerimiento por organismo de control – Datos no sensibles

a.     Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CLUB DEL VINO LTDA y el Titular.

b.     Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

c.      Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados

a.     Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

b.     Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

c.      Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones

  1. MECANISMOS DISPUESTOS POR CLUB DEL VINO LTDA COMO RESPONSABLE DEL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular    de contactarse con CLUB DEL VINO LTDA a través de los medios    dispuestos para ello, a saber:

  1. Realizando la solicitud telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas para ello de acuerdo con lo
  2. Diligenciamiento del “Formato PQR”, el cual se encuentra disponible en la página web de la Compañía para el caso de Clientes y Consumidores;
  3. Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del
  4. Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a CLUB DEL VINO LTDA la supresión de sus datos y/o revo car la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con CLUB DEL VINO LTDA.

 El titular puede acceder a nuestras politicas de tratamiento de información la cual se encuentra impresa y en medio magnetico en la recepción de las oficinas de CLUB DEL VINO LTDA la cual se encuentra ubicada en la dirección Cra.19b No.83-02.

  1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

CLUB DEL VINO LTDA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política, para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, CLUB DEL VINO LTDA ha dispuesto a servicioalcliente@clubdelvino.com.co y Tel.7428248 como encargado.

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante dentro de los cinco(5) días hábiles contados a partir de la fecha en que la solicitud fue recibida por CLUB DEL VINO LTDA. En este caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los siete (7) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar tres (3) días hábiles al vencimiento del primer término. Para ello se utilizara el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de diez (10) días hábiles desde la fecha en que la solicitud inicial fue recibida por CLUB DEL VINO LTDA.

CLUB DEL VINO LTDA dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad titulares, formulen reclamos respecto de datos personales tratados por CLUB DEL VINO LTDA, que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o el presupuesto incumplimiento de los deberes legales de CLUB DEL VINO LTDA. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámites en nuestras oficinas, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, CLUB DEL VINO LTDA deberá guardar prueba de consulta, petición o reclamo y su respuesta.

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA SUPRESIÓN, CORRECCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

Los títulos podrán en todo momento solicitar a CLUB DEL VINO LTDA, la supresión, corrección o actualización de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo de la siguiente manera:

  1. El reclamo se formula mediante comunicación dirigida al correo electrónico: servicioalcliente@clubdelvino.com.co con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección y acompañado de los documentos que soporten la solicitud de ser aplicable.
  2. Si el reclamo resultare incompleto, CLUB DEL VINO LTDA, requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Transcurridos un (01) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido el reclamo.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, actividad que deberá realizarse en un término superior de dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo de atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

 Esta Política fue creada el día 15 de Enero de 2017 y entra en vigencia a partir del 16 de Enero de 2017. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de CLUB DEL VINO LTDA con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento aquí consignadas. 

Atentamente,

CLUB DEL VINO LTDA

Dirección:   Calle 95 No.11A-47

Teléfono: 7428248

Ciudad:      Bogotá D.C.